営業先の選定とアポ打診

連絡先探しとメール作成をつなげ、接点づくりに時間を使う

森さんの一日は、今日連絡する相手を決めるところから始まる。顧客管理システムには過去の展示会で名刺交換した相手や、資料をダウンロードした相手、半年前に商談が止まった相手が数千件たまっている。ただ、一覧で見えるのは会社名と担当者名くらいで、誰に今連絡すべきかは、一件ずつ開いて商談メモやメールの履歴を確かめないとわからない。相手を選んで文面を書く準備に毎朝2時間半ほどかかり、実際に打診できるのは1日30件ほどにとどまっていた。

文面にも悩みがある。半年前に「来期に検討したい」と言っていた相手に、初めて連絡するような定型文を送ってしまえば、印象は良くない。かといって一通ずつ過去の経緯を読み込んで書くと時間が足りない。忙しい日ほど定型文に頼り、返信率が下がるという悪循環があった。

そこで想定するのが、営業先の一覧と打診文の下書きがつながったアプリだ。森さんが画面を開くと、顧客管理システムの情報をもとに、会社・部署・担当者・最後に接触した日・前回の内容が一覧に並ぶ。「前回の商談から3か月以上たった相手」「資料をダウンロードした相手」といった条件で絞り込み、一行ずつ履歴を確かめながら、今日連絡する相手にチェックを付けていく。これまで別々の画面を開いて探していた商談メモやメールの履歴も、行を開けば同じ画面で読めるため、相手を選ぶ判断に集中できる。

相手を選ぶと、AIがその相手の商談メモや過去のメールを読み、経緯を踏まえた打診文の下書きをつくる。「前回は来期の予算で検討とのお話でしたので」といった一文が入り、下書きの横にはどの記録をもとに書いたかが示される。複数の相手を選べば、それぞれの下書きがまとめて用意される。森さんは宛先と内容を確かめ、言い回しを自分の言葉に直してから、普段使っているメールソフトで送る。担当者が異動していそうな相手や、前回断られた経緯がある相手には、下書きの横に注意書きが出るため、送る前に立ち止まれる。

誰に連絡するか、どんな言葉で送るかを決めるのは森さんだ。AIは下書きを用意するところまでにとどめ、メールを自動で送ることはしない。

想定するアプリでは、主に次のようなことができる。

• 営業先リスト。顧客管理システムの情報から、会社・部署・担当者と最後の接触日・内容を一覧にする
• 条件での絞り込み。前回の接触からの期間や、資料の閲覧などの条件で、連絡すべき相手を探しやすくする
• 打診文の下書き。商談メモや過去のメールを踏まえて文面をつくり、もとにした記録を示す
• まとめての下書き作成。選んだ複数の相手の下書きを一度に用意し、担当者が確かめてから送る

bloomがこのアプリをつくるなら、最初に確かめるのは顧客管理システムに何がどう記録されているかだ。商談メモの書き方は人によって違い、担当者の異動や退職で情報が古くなっていることも多い。インサイドセールスの担当者と一緒に、連絡する相手を決めるときに実際に見ている情報を書き出し、一覧に出すべき項目を絞る。送信は必ず担当者が行う形にするのは、誤った宛先や経緯の取り違えが、顧客との関係を一度で損ねかねないからだ。

初版はチームの数名に使ってもらい、下書きのうちそのまま使えた割合や、直した箇所を記録する。よく直される言い回しや、足りない情報があれば、下書きのつくり方や一覧の項目に反映していく。打診からアポイントにつながった割合も試用の前後で比べ、文面の変化が成果にどう効いたかを確かめる。