提案書・議論資料の下書き

商談から資料までの1週間を、2日に縮める

石井さんは、顧客企業への提案書や、次回の商談で使う議論資料を月に6本ほどつくっている。一つの案件で商談が3回、4回と重なると、議事録やメモ、顧客から届いた社内資料がたまっていく。資料をつくる日は、それらを読み返して顧客の課題を書き出し、提案の筋を考え、スライドの骨子を組むところから始める。白紙から仕上げるまでに2日ほどかかり、ほかの案件と重なると、商談から提出まで1週間以上あいてしまうこともある。

時間を取られているのは、実は骨子ができるまでの部分だ。どの商談で何を聞いたかを探し、顧客が言ったことと自分の推測を区別しながら課題を並べる。ここに1日近くかかり、本来いちばん考えたい「どんな提案なら顧客が動くか」に使える時間が削られていた。提出が遅れ、顧客の関心が他社の提案に移ってしまった経験もある。急いで仕上げた資料では、前の商談で顧客が気にしていた点を入れ忘れ、次の商談でそれを指摘されたこともあった。

そこで想定するのが、商談記録から提案と議論のたたき台をつくるアプリだ。石井さんが対象の案件で使う商談記録を3回分選び、顧客から受け取った社内資料を補足として加えると、AIが顧客の課題、提案の方向性、次回に確かめたい論点を文章案にまとめる。各文には、どの商談のどの発言にもとづくかが添えられ、顧客の発言にもとづく事実と、AIが推測した仮説とが分けて表示される。

石井さんは下書きを読み、事実に誤りがないか、仮説が顧客の状況に合っているかを確かめる。提案の方向性はAIの案をそのまま使わず、これまでの付き合いから見た顧客の本音や、自社が出せる体制を踏まえて書き直す。費用や体制などの提案条件は、石井さんが自分で書き入れる。

内容が固まったら、編集できるPowerPoint資料として出力する。スライドの骨子と文章が入った状態から始められるので、石井さんは図の工夫や言い回しの調整に時間を使える。資料に使った商談記録も残るため、上司に内容を確認してもらうときにも根拠をたどりやすい。

想定するアプリでは、主に次のようなことができる。

• 商談内容の整理。選んだ複数の商談記録と補足資料から、顧客の課題と経緯をまとめる
• 論点と提案メッセージの下書き。提案の方向性と次に確かめたい論点を文章案にし、事実と仮説を分けて示す
• 根拠の表示。下書きの各文が、どの商談のどの発言にもとづくかをたどれるようにする
• 資料の出力。営業が確かめて直した内容を、編集できるPowerPoint資料として書き出す

bloomがこのアプリをつくるなら、まずその会社の提案書がどう組み立てられているかを整理する。よく通る提案書の構成や、上司が確認で必ず見る箇所を聞き取り、たたき台の型にする。そのうえで、記録を読み返して骨子を組む作業と、提案の中身を決める判断とを分ける。AIに任せるのは前者だけで、提案の方向性や費用・体制などの条件は営業に残す。顧客との関係を背負って提案するのは営業本人だからだ。

初版は、論点の下書きとPowerPointの出力に絞って用意する。過去の案件の商談記録で下書きをつくり、実際に提出した資料と比べて足りない点を確かめたうえで、石井さんのような営業に進行中の案件で使ってもらう。出力したスライドがどれだけ手直しされたかを見ながら、型を直していく。社外に出る資料なので、誤った内容がそのまま提出されないよう、確認の手順も現場と一緒に決めておく。