商談記録の分析とタスク整理

商談が終わったら、要点と次の一手がそろっている状態にする

石川さんは既存顧客25社を担当し、週に8件ほどの商談をこなしている。商談が終わると、移動中の電車でメモを見返し、帰社してから営業管理の画面に報告を打ち込む。1件20分ほどかかるうえ、夕方に3件、4件とまとめて入力すると、どうしても「前向きな反応」「次回提案予定」といった短い感想になる。顧客が口にした予算の時期や、気にしていた他社製品の話は、手書きのメモの中に埋もれたままだ。

次の対応事項も一か所にない。商談で約束した資料送付は手帳に、顧客から後で届いた質問はメールに、社内の技術担当への確認はチャットに残っている。週末に見返して、送ると言ったはずの見積もりが出ていないことに気づき、慌てて連絡したこともあった。上司から「あの案件はどうなっている」と聞かれても、どこを探せばよいかすぐにはわからない。商談の良かった点や反省点も振り返る時間がなく、決裁者を聞きそびれるといった同じつまずきを、別の顧客でも繰り返していた。

そこで想定するのが、商談記録を入れると要点と次の行動を整理してくれるアプリだ。石川さんが商談の文字起こしや議事録を画面に置くと、AIが顧客の課題、合意したこと、懸念として出た話、次回までの宿題を短くまとめる。それぞれの要点には、記録のどの発言から読んだかが添えられ、気になればすぐに元の会話を確かめられる。

あわせて、AIは商談の良かった点と改善点、見込み度合いの見立てを根拠の発言とともに示す。「予算時期を確認できた」「決裁者の名前を聞けていない」といった具体的な指摘が並ぶので、次の商談で何を聞けばよいかが見えやすい。見込み度合いはあくまでAIの見立てとして表示し、営業管理に登録する確度は石川さんが決める。

次の対応事項は、期限と担当の案つきでタスクの一覧になる。石川さんは内容と期限を確かめ、不要なものを外してから登録する。後から届いたメールやチャットの記録も取り込めば、済んだタスクと残っているタスクがわかり、週末に慌てて見返す必要がなくなる。上司も同じ画面で要点とタスクを見られるため、報告のために改めて説明し直す手間も減る。

想定するアプリでは、主に次のようなことができる。

• 商談の要点整理。文字起こしや議事録から、課題・合意事項・懸念・宿題を短くまとめ、元の発言を示す
• 振り返りの材料づくり。良かった点、改善点、見込み度合いの見立てを根拠となる発言とともに並べる
• タスクの抽出。次に対応すべき事項を期限と担当の案つきで一覧にし、担当者が確かめてから登録する
• 対応状況の確認。メールやチャットの記録とつきあわせ、済んだものと残っているものを分けて表示する

bloomがこのアプリをつくるなら、まず商談が終わってから次の行動に移るまでの流れを、営業担当者と一緒に書き出すところから始める。どの記録が、どこに、どんな形で残っているかを洗い出し、整理に時間を取られている作業と、担当者の判断が要る部分とを分ける。AIに任せるのは要点の整理とタスクの下書きまでにし、確度の判断や顧客への約束の中身は担当者に残す。営業の数字に直結する判断をAIに預けないことが、現場に信頼されるための前提になる。

初版は、要点整理とタスク抽出に絞って早めに用意する。石川さんのような担当者に実際の商談記録で使ってもらい、要点の粒度やタスクの言い回しが使いやすいかを聞きながら直していく。上司が報告のどこを見ているかも確かめ、画面の並びに反映する。使われなくなる理由の多くは手間にあるため、記録を入れてから登録までの手順は、試用のたびに一つでも減らしていく。