メールのフォローと日程調整

返信待ちを見落とさず、日程の打診まで一度に済ませる

池田さんの受信箱には、1日に80通を超えるメールが届く。40社ほどとやり取りが並行しており、「資料を送ったので、ご確認後にお返事ください」と書いたメールの返信が来ているかどうかを、一件ずつ思い出して確かめるのは難しい。週に2〜3件は追いかけ忘れ、2週間後に相手から「他社に決めました」と連絡が来て初めて気づくこともあった。逆に、相手から届いた質問に返し忘れていたと気づいて冷や汗をかくこともある。

商談の日程調整も手間がかかる。初回の商談には上司やフィールドセールスの担当者が同席するため、候補日を出す前に、社内の予定表を一人ずつ開いて空いている時間を探す。3人の予定が合う枠を3つ出すだけで20分ほどかかり、その間に相手からの返信が遅れていく。ようやく候補日を送っても、その間に上司の予定が埋まってしまい、出し直しになることもあった。

そこで想定するのが、フォローが必要なやり取りと日程調整をまとめて扱えるアプリだ。池田さんが朝に画面を開くと、メールのやり取りから「送ってから5日返信がない」「相手からの質問に未返信」といったフォロー候補が一覧で並ぶ。どれから手を付けるかは、相手との経緯を見ながら池田さんが決める。受信箱を上からさかのぼって探していた朝の15分ほどが、一覧を眺める数分に変わる。

一件を選ぶと、AIがそれまでのやり取りを読み、流れに沿った文面を下書きする。資料送付後の追いかけなら「お送りした資料について、ご不明な点はございませんか」に続けて、相手が前回気にしていた点に触れる一文を入れる。商談の打診が必要なら、池田さんが同席する上司と担当者を選ぶと、3人の予定表から共通の空き時間が示され、候補日を選ぶと下書きに日程が差し込まれる。池田さんは文面と日程を確かめ、自分で送信する。送ったやり取りは返信待ちとして一覧に戻り、相手から返事が来れば自動で一覧から外れるため、追いかけるべきものだけが残る。

どのやり取りを追いかけるか、相手にどんな言葉で伝えるかを決めるのは池田さんだ。システムはやり取りの状態を拾い、AIは文面を下書きするまでにとどめる。

想定するアプリでは、主に次のようなことができる。

• フォロー候補の一覧。返信待ちや未返信のやり取りを拾い、経過した日数とともに並べる
• 文面の下書き。それまでのやり取りの流れに沿って、追いかけや返信、日程打診の文案をつくる
• 共通の空き時間の確認。登録済みの社内同席者を選ぶと、全員の予定が空いている枠を示す
• 日程の差し込み。選んだ候補日を下書きに入れ、担当者が内容を確かめて自分で送る

bloomがこのアプリをつくるなら、最初に整理するのは「どんなやり取りを、何日たったら追いかけるか」という現場の感覚だ。インサイドセールスの担当者と一緒に、追いかけ忘れが起きやすい場面や、日程調整で手間取る場面を書き出す。送信は必ず担当者が行う形にする。メールは顧客との関係に直結し、文面の一言や日程の誤りがそのまま信頼に響くからだ。予定表に触れる範囲も、登録した同席者の空き時間の確認だけに絞る。

初版はチームの数名に使ってもらい、フォロー候補の拾い方が実感と合っているか、下書きのどこを直したかを聞き取る。拾いすぎて一覧が長くなるなら条件を見直し、同席者の組み合わせが決まっていれば登録の手間を減らす工夫を加える。追いかけ忘れの件数や、日程が決まるまでの日数も試用の前後で比べ、効果を数字で確かめる。