全社で使えるAI基盤

統制を効かせたまま、全部門がAIを業務で使える土台をつくる

小林さんはデベロッパーの経営企画部で、全社のAI活用を推進している。ここ1年で、用地取得、開発、賃貸運営、管理の各部門から、AIツールを使いたいという相談が月に10件ほど届くようになった。部門ごとに試しに契約したツールは12種類に増え、毎月、各部門から利用状況と請求書を集めて費用をまとめるだけで2日かかる。

気がかりなのは統制だ。どのツールに社外秘の資料を入れてよいのか、現場には十分に伝わっていない。退職した社員のアカウントが残っていないか、誰がどんな使い方をしているかも、ツールごとに管理画面を開かないとわからない。一方で、利用を絞りすぎれば、せっかく芽生えた現場の工夫を止めてしまう。実際に、無料のツールに図面を入れてよいかという問い合わせを受け、慌てて全社に注意を出したこともあった。

そこで想定するのが、全社で使える共通のAI基盤だ。社員は一つの入口からAIを使い、利用の記録はすべて残る。部門や役職ごとに使える機能と参照できる資料を分け、部門ごとに月の費用の上限を決めておく。小林さんは一つの画面で部門別の利用状況と費用を確かめられ、上限に近づいた部門には知らせが届く。社外秘の資料は、決められた機能からしか参照できないようにする。

この基盤の上で、業務に特化したアプリを動かす。たとえば用地取得の部門では、物件ごとに届く資料をAIが整理し、所在地や面積、法令上の制限を出典つきでまとめる。開発の部門では、収支シミュレーションの下書きをAIがつくり、どの資料のどの数字を使ったかを添える。数字の出どころがわかるため、上司への説明もしやすい。新しいアプリを加えるときも、権限や記録の仕組みは基盤のものをそのまま使えるため、部門ごとに一からつくる必要がない。

何にAIを使ってよいか、どこまで任せるかを決めるのは人だ。小林さんたちは利用の記録を見ながら、各部門と使い方の決まりを見直していく。利用の記録からは、どの部門でどんな使い方が効果を上げているかも見えてくる。うまくいった使い方をほかの部門に紹介したり、利用の多い作業を新しい業務アプリの候補にしたりと、記録は統制のためだけでなく、活用を広げるための材料にもなる。

想定するアプリでは、主に次のようなことができる。

• 利用記録の一元管理。誰がいつ何にAIを使ったかを、一つの画面で確かめられる
• 権限と費用の上限。部門や役職ごとに使える機能と資料を分け、月の費用の上限を決める
• 業務アプリの追加。同じ基盤の上に、部門ごとの業務に合わせたアプリを加えていける
• 出典つきの出力。資料の整理や収支の下書きに、どの資料のどこを使ったかを添える

bloomがこのアプリをつくるなら、まず各部門がAIを何に使っているか、何に使いたいかを棚卸しするところから始める。あわせて、情報システム部門や法務と、扱ってよい情報の区分、権限の分け方、費用の上限の決め方をそろえる。基盤は一度につくり込まず、全社で共通に必要な記録・権限・費用の管理から整え、その上に効果の見込める業務アプリを一つずつ載せていく。

AIの出力には必ず出典を添え、最終的に使うかどうかは人が確かめる形にする。不動産の業務では、一つの数字の誤りが大きな判断の誤りにつながるからだ。試用では、まず一つの部門で基盤と業務アプリを使ってもらい、使いにくさや決まりの過不足を洗い出してから全社に広げていく。展開にあたっては各部門に相談役を置き、決まりの見直しにつながる声を集める流れもつくる。