メーカー見積の取り込み

届いた見積書の数字を、叩き台の正しい行へ

山口さんの会社では、装置の見積をつくるたびに、外製の加工部品や特殊なモーター、センサーなどの仕入値を協力会社やメーカーに問い合わせる。見積書はPDFでメールに添付されてくることもあれば、FAXをスキャンした画像のこともあり、Excelの独自の様式で届くこともある。月に120通ほど届く見積書を開き、品目・数量・単価を拾って、営業がつくる見積の叩き台に1行ずつ転記するのが山口さんの仕事だ。

手間がかかるのは、転記そのものよりも行を探すことだ。協力会社は「ベースプレート」を「BP-1」と書き、メーカーは型番だけを書いてくる。社内の叩き台の品目名と見比べながら、どの行に当たるかを判断して転記するため、1通に15分ほどかかる。数量の単位が「個」と「セット」で違っていたり、行を1つ飛ばしたりする誤りも月に数件あり、営業から指摘されて初めて気づく。どの部品の見積がまだ届いていないかも、叩き台を上から見ていかないとわからない。

そこで想定するのが、届いた見積書を入れると叩き台の該当する行に仕入値が入るアプリだ。山口さんが見積書のファイルを置くと、AIが品目・数量・単位・単価・納期を読み取り、それぞれ見積書のどこから読んだかを示す。次に、図番や品番、品目名をもとに叩き台の行と対応づけ、仕入値を記入する。対応づけに自信のない行や、数量が叩き台と違う行は印が付き、山口さんが確かめてから確定する。

叩き台では、仕入値が入った行、回答待ちの行、確認が必要な行が色分けされ、回答の遅れている協力会社もすぐにわかる。掛け率を決めて最終の金額にするのは営業と山口さんの役目で、AIは数字を正しい行に運ぶところまでにとどめる。山口さんは転記に追われる時間を減らし、納期の交渉や仕入先の比較に時間を回せるようになる。

月末のある日、見積の回答期限が3件重なり、協力会社からの見積書が一日で20通近く届いた。以前なら夜まで転記に追われていたが、山口さんはアプリに見積書をまとめて入れ、印の付いた4行だけを確かめて叩き台への反映を済ませた。回答待ちの一覧を見て、まだ届いていない2社に昼のうちに催促を送り、夕方には営業へ叩き台を渡せた。空いた時間で、値上げを伝えてきた協力会社とほかの仕入先の比較にも取りかかれた。

想定するアプリでは、主に次のようなことができる。

• 見積書の読み取り。PDF・画像・Excelの見積書から品目・数量・単位・単価・納期を拾い、読んだ箇所を示す
• 叩き台との対応づけ。図番や品番、品目名をもとに叩き台の行を探し、仕入値を記入する
• 要確認の表示。対応づけに自信がない行や、数量・単位が合わない行に印を付ける
• 回答状況の一覧。仕入値が入った行と回答待ちの行を色分けし、遅れている依頼先を示す

bloomがこのアプリをつくるなら、まず購買と営業の担当者と一緒に、見積依頼を出してから叩き台に仕入値が入るまでの流れを書き出す。主な協力会社の見積書を集めて、品目の書き方の癖や、社内の呼び方との対応を整理しておく。数字を読み取って運ぶのはAI、掛け率や仕入先の選定を決めるのは担当者という線引きにするのは、仕入値の扱いが利益や取引先との関係に直結し、その判断に責任を持つのは人だからだ。

初版は、取引の多い協力会社5〜6社の見積書に絞ってつくり、山口さんに実際の見積書で使ってもらう。対応づけを間違えやすい品目や、見落としやすい但し書きを聞き取りながら直し、対象の取引先を広げていく。