見積の叩き台の出力

叩き台はAIに任せ、仕上げはいつものExcelで

松本さんは営業部に配属されて2年目で、月に40件ほどの見積を受け持っている。技術部と生産管理から材料明細と加工の内容が届くと、そこから見積書をつくるのが松本さんの仕事だ。材料の単価表を開いて材質と板厚ごとの単価を引き、重さを計算して材料費を出す。加工費はレーザー切断の長さ、曲げの回数、溶接の長さに社内の単価を掛けて求める。1件あたり2時間ほどかかり、見積の回答期限が重なる月末は残業が続く。

時間のほかにも悩みがある。見積書の様式や計算の細かいところは先輩ごとに少しずつ違い、松本さんはそれぞれのやり方を真似てつくってきた。上司が確認するときも、どこに何が書いてあるかを探しながら見ることになる。外のメーカーに見積を頼んでいる特殊品の行を空欄のまま提出しかけ、上司に止められたこともあった。

そこで想定するのが、計算できるところまでを埋めた叩き台をExcelで出してくれるアプリだ。松本さんが材料明細と加工の内容を選ぶと、AIが単価表と照らし合わせて材料費と加工費を計算し、行ごとに分けた明細の叩き台をつくる。どの単価表のどの値を使ったかも行ごとに記録され、後から確かめられる。メーカー見積が必要な特殊品や、単価表に該当がない行には印が付き、空欄のまま見落とすことがない。

叩き台は、社内でいつも使っているExcelの様式で出力される。松本さんは届いたメーカーの仕入値を記入し、お客様との取引の経緯や数量を踏まえて掛け率や値引きを調整して、見積書を仕上げる。叩き台の金額はあくまで参考値で、いくらで出すかを決めるのは松本さんと上司だ。計算の作業から解放された分、松本さんはお客様への確認や、上司との価格の相談に時間を使えるようになる。

月末のある日、回答期限が同じ日の見積が5件重なった。以前なら残業を覚悟したところだが、松本さんは朝のうちに5件の叩き台を出力し、印の付いた特殊品の行を購買の仕入値で埋めていった。昼過ぎには上司の確認に回せ、上司も計算の根拠を行ごとに見られるため、確認は1件5分ほどで済んだ。夕方には5件とも提出でき、松本さんは翌日、値引きの相談が入っていたお客様へ訪問する準備に時間を使えた。先輩ごとに違っていた計算の仕方も、同じ叩き台から始めることで自然とそろっていった。

想定するアプリでは、主に次のようなことができる。

• 単価表との照合。材料明細と加工の内容に社内の単価表を当て、計算できる項目を求める
• 叩き台の出力。材料費と加工費を分けた明細を、社内で使っているExcelの様式で出力する
• 要入力箇所の表示。メーカー見積が必要な行や単価表に該当がない行に印を付ける
• 計算の根拠の記録。どの単価表のどの値を使ったかを行ごとに残し、上司の確認に使える

bloomがこのアプリをつくるなら、まず営業のベテランと若手の見積書を並べ、計算の仕方や様式の違いを一緒に洗い出す。単価表がどこにあり、いつ誰が更新しているかも確かめ、叩き台に使ってよい値を関係者でそろえる。計算できる項目はAI、価格を決める調整は営業という線引きにするのは、掛け率や値引きにはお客様との関係や受注の見込みといった、数字だけでは表せない判断が入るからだ。

出力はあえて今のExcelの様式に合わせる。新しい画面で見積書を仕上げる形にすると、慣れるまでかえって時間がかかるためだ。初版は松本さんのような担当者に実際の案件で使ってもらい、上司の確認のしやすさも含めて、明細の並びや印の付け方を直していく。