見積様式の統一

部門ごとにばらばらな見積を、同じ物差しにそろえる

林さんの会社には、板金、機械加工、保守サービスの3つの部門があり、それぞれが独自の様式で見積書をつくっている。板金部門は材料費と加工費を分けて書き、機械加工部門は工程ごとの時間で書き、保守サービス部門は作業員の人数と日数、交換部品を自由な書き方で並べる。同じ部門の中でも、担当者が自分でつくったExcelの様式を使っていることがある。

経営企画部の林さんは、毎月の会議に向けて全社の見積件数、金額、受注率を集計している。部門ごとに項目の名前も並びも違うため、各部門から集めたファイルを1件ずつ開いて読み替え、1つの表にまとめるのに2日ほどかかる。さらに、受注が決まると営業事務が見積の内容を販売管理の仕組みに打ち直しており、品目や金額の打ち間違いが請求の段階で見つかることもあった。

そこで想定するのが、全社で同じ様式の見積書をつくり、そのデータを先の業務へ渡せるアプリだ。まず、3部門の見積書を集め、どの部門にも共通する項目と、部門ごとに必要な項目を整理して共通の構成を決める。図面のない保守サービスの見積も「作業」「部品」「出張費」のように同じ枠組みで書けるようにする。担当者はアプリの画面で見積をつくり、部門ごとに必要な欄だけが表示される。

これまでの見積書は、AIが項目を読み取って共通の構成に読み替え、過去の結果とあわせて取り込む。読み替えに迷う項目は林さんや各部門の担当者が確かめて決める。受注が決まった見積は、品目や金額をそのまま販売管理の仕組みへ引き渡せるため、打ち直しが要らない。どの項目を共通にし、どこを部門の裁量に残すかは、林さんが各部門と話し合って決めることで、アプリはその決定を形にする道具だ。

まず保守サービス部門で共通様式を試したところ、最初の1か月は「交換部品の書き方が細かすぎる」という声が上がった。林さんは部門の担当者と話し合い、部品の欄を型番と数量だけにする形に直した。翌月には部門のすべての見積が共通様式でつくられるようになり、板金部門と並べて受注率を比べられるようになった。月の会議の資料も、アプリの一覧から1時間ほどでまとめられた。この進め方を手本に、次は機械加工部門へ広げる準備に入った。

想定するアプリでは、主に次のようなことができる。

• 項目の整理。部門ごとの見積書を集め、共通の項目と部門ごとに必要な項目を一覧にする
• 共通様式での作成。図面のない部門も含め、同じ構成で見積をつくり、部門に必要な欄だけを表示する
• 過去の見積の取り込み。これまでの見積書を共通の項目に読み替え、迷う項目は担当者が確かめる
• データの引き渡し。受注が決まった見積の品目や金額を、受注・納品・請求の管理へ渡す

bloomがこのアプリをつくるなら、いきなり様式を決めるのではなく、まず各部門の見積書を並べ、それぞれの項目が何のためにあるのかを部門の担当者と一緒に確かめる。部門が大事にしている書き方を無理に消すと現場の反発を招くため、共通にする部分と部門に残す部分の線引きを関係者でそろえる。読み替えの下ごしらえはAI、どう統一するかの決定は人という分担にするのは、様式の統一は業務のやり方そのものを変える判断であり、各部門の合意が欠かせないからだ。

導入は一度に全社へ広げず、まず1部門で共通様式を試してもらい、入力のしにくさや足りない項目を直してから、次の部門へ広げる。販売管理の仕組みとのつなぎ込みも、試用で様式が固まってから進める。