KPIの自動集計と週次の売上見込み

金曜の午後を集計に使わず、メンバーと打ち手を話す時間にする

遠藤さんは、IT領域のキャリアアドバイザー8人をまとめるチームリーダーだ。毎週月曜の朝には部門の会議があり、チームの活動量と今月の売上見込みを報告する。そのために金曜になると、メンバーにスカウトの返信数、初回面談数、推薦数を報告してもらい、表計算ソフトに集めて集計する。報告の形はメンバーによってばらばらで、数え方の違いを確かめるやりとりも発生する。

売上の見込みはさらに手間がかかる。候補者ごとに選考がどこまで進んでいるかを確かめ、内定が出そうな案件の想定粗利を足し上げる。どの案件をどこまで見込むかは遠藤さんの感覚に頼っており、月末になって大きく外れることもあった。集計が終わる頃には金曜の午後が終わり、本当は時間をかけたいメンバーとの1on1は、短く済ませることが多かった。メンバーの側も、報告用の数字をまとめるのに毎週30分ほどを使っていた。

そこで想定するのが、活動量の集計から週次の見込みまでを一つの画面でそろえるアプリだ。スカウトの返信は、求人媒体から届く通知メールをもとに自動で数えられ、媒体のスカウト送信数などのデータも取り込まれる。メンバーが手で報告する必要はなくなり、KPIの目標と実績は、個人・チーム・全体でいつでも最新の状態で並ぶ。

候補者ごとの選考の進み具合と想定粗利も、同じ画面で追える。書類選考中、一次面接、最終面接、内定といった段階ごとに確度を置き、その確度で重み付けした売上・粗利の見込みが計算される。週次の会議用には、見込みと前週からの変化をまとめたレポートが出力される。遠藤さんは、初回面談数が目標に届いていないメンバーや、最終面接で止まっている案件が多いメンバーを画面で確かめ、1on1で何を話すかを決めておける。

アプリが受け持つのは数字をそろえるところまでだ。数字の背景にある事情を聞き、どんな打ち手を取るかを決めるのは遠藤さんとメンバーで、見込みの確度も会議の議論を踏まえて見直す。会議では数字の確認ではなく、来週どこに手を打つかに時間を使えるようになる。

想定するアプリでは、主に次のようなことができる。

• 活動量の自動集計。スカウトの返信を通知メールから数え、求人媒体のデータも取り込む
• KPIの目標と実績。個人・チーム・全体で集計し、目標との差をひと目で確かめられる
• 選考の進み具合と想定粗利の管理。候補者ごとに選考の段階と見込みの金額を追う
• 週次レポート。確度で重み付けした売上・粗利の見込みをまとめ、会議と1on1で使う

bloomがこのアプリをつくるなら、まずチームでどのKPIをどう数えているかを、リーダーとメンバーの双方から聞き取ってそろえる。「返信」に何を含めるか、「面談」をいつ数えるかがそろっていなければ、自動で集計しても会議で数字の解釈が割れるからだ。選考の段階ごとの確度も、過去の実績を見ながらリーダーと一緒に決める。アプリに任せるのは集計と計算までで、見込みをどう読み、メンバーにどう働きかけるかはリーダーの仕事として残す。

初版は1チームのKPIと見込みに絞ってつくり、これまでの手作業の集計と並べて数字が合うかを確かめる。そのうえで数週間、実際の会議と1on1で使ってもらい、レポートのどこが議論に使われ、どこが読まれていないかを見ながら形を整えていく。数字が合わない週があれば、どの数え方がずれたのかをメンバーと確かめ、集計の仕組みに戻して直す。